Politique de confidentialité

Ce document a pour objectif de décrire les Traitements de Données à Caractère Personnel du GROUPE ARMINGOL FIDUCIAIRE (le GROUPE), et d’expliquer comment sont traitées les données des clients, prospects, partenaires et celles nécessaires aux services rendu par le GROUPE en expliquant notamment :

Les Données à Caractère Personnel que le GROUPE collecte et les raisons de cette collecte
La façon dont seront utilisées ces Données à Caractère Personnel,
Les droits des personnes concernées par les Traitements de données.

Cette Politique s’applique à tous les services du GROUPE quels que soient leurs natures (site, services, prestations …) et de même à toutes les sociétés et organisation du groupe dont notamment :

GROUPE ARMINGOL FIDUCIAIRE – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 808 534 531
SOCIETE D’EXPERTISE COMPTABLE SOMECOM – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 335 106 019
Ressources Sociales & Paye Consulting – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 503 017 980
N. COMPTABILITE- RCS d’AIX-EN-PROVENCE 808 647 135
AFI EXPERTS GARDANNE – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 834 618 803
ARMINGOL ET ASSOCIES – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 493 578 991
B. COMPTABILITE – RCS d’AIX-EN-PROVENCE 442 718 193
AFI EXPERTS ETANG DE BERRE – RCS SALON-DE-PROVENCE 822900387
AFI EXPERTS – RCS MARSEILLE 808 779 979

Les coordonnées de contact du GROUPE sont les suivantes :

Adresse postale : Immeuble Hémilythe 150 Avenue Georges-Pompidou 13100 Aix-en-Provence
Courrier électronique : contact@armingol.fr

Délégué à la protection des données

La désignation d’un Délégué à la Protection des données témoigne de l’attachement du GROUPE à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel.

Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : dpo@armingol.fr

Quelles Données à Caractère Personnel sont utilisées par le GROUPE ?

Le GROUPE s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires à la réalisation des services proposés.

Toutes les données nécessaires aux services du GROUPE sont traitées par les équipes du GROUPE en qualité de responsable de traitement, telles que les éléments d’identifications personnelles, bancaires et sociales, les données de contacts des clients, leurs données d’activités, les données de leurs collaborateurs et des personnes participants à leurs activités, tels que leurs actionnaires.

Une grande partie des données à caractère personnel traitées sont fournies par les Clients des services du GROUPE et demeurent leur propriété. Elles portent principalement sur les données collectées lors de la préparation des travaux d’expertise comptable incluant l’assistance à l’établissement des comptes annuels, l’assistance à l’élaboration des déclarations fiscales et la réalisation de missions accessoires telles que la gestion RH, établissement de la paie, secrétariat juridique pour les clients de GROUPE ARMINGOL FIDUCIAIRE. Le Client demeure alors responsable du respect de ses obligations en tant que Responsable de Traitement, le GROUPE en étant le sous-traitant. À ce titre, le Client est responsable de l’exactitude comme de l’intégrité des Données à caractère personnel et de la conformité des Traitements dont l’obligation d’information des Personnes Concernées. Il s’engage à fournir au GROUPE toutes les informations nécessaires à la réalisation des opérations de Traitement induite par les services. Le GROUPE s’engage à traiter les Données à caractère personnel conformément aux instructions documentées fournies par le Client.

Les Traitements de GROUPE ARMINGOL FIDUCIAIRE, par nature, ne portent pas sur des données sensibles au sens de la législation sur la protection des données. De telles données ne pourront être collectées qu’à la demande du client pour des finalités qu’il fixera alors et avec son consentement express.

Pourquoi le GROUPE traite des Données à caractère personnel

Le GROUPE ne traite les Données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes correspondant aux services proposés tel que, sans que cette liste soit exhaustive :

Les activités de services
Réviser ou superviser les opérations comptables et tenir la comptabilité du client et les activités qui y sont liées (assistance à l’établissement des comptes annuels, assistance à l’élaboration des déclarations fiscales professionnelles et personnelles…).
Réviser les comptes du client.
Traiter les documents du client.
Réaliser des missions accessoires telles que la gestion RH, l’établissement de la paie, le secrétariat juridique.
…

Les activités de relations et suivi
Communiquer avec le client : pour répondre aux demandes, traiter les informations induites par les activités (incident, évolutions fonctionnelles, sécurité, …), fournir de la communication commerciale.
Contrôler les communications : Authentifier les utilisateurs, traiter les droits d’accès et surveiller les accès.
Gérer et utiliser les services de support : créer les comptes et les utilisateurs dans les logiciels tiers, initialiser les paramétrages, contrôler leur fonctionnement.
Effectuer les tâches administratives et comptables propres du GROUPE au sujet des services rendus
….

Quelle Bases juridique pour les Traitements du LE GROUPE :

Le GROUPE s’appuie sur les bases légitimes suivantes afin de pouvoir traiter des Données à Caractère Personnel :

Exécution du contrat :

Le GROUPE met en œuvre certains Traitements de données en se fondant sur l’exécution du contrat. À cet égard, le client est obligé de fournir les données nécessaires à son exécution.

Ces traitements sont nécessaires pour permettre les services et la prestation sera impossible si ces données ne sont pas fournies.

Obligations légales :

Pour le respect de ses obligations légales, le GROUPE met en œuvre certains traitements de données poursuivant les fins suivantes :

La gestion des réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet ;
Le respect de la réglementation applicable à ses activités ;
La conservation des factures et autres documents obligatoires relatifs aux transactions conformément à ses obligations ;
La gestion des demandes d’exercice de droits.
Consentement

En se fondant sur le consentement, le GROUPE met en œuvre des Traitements de données tels que :

L’envoi d’information sur ses activités et des informations personnalisées ;
Les réponses à l’exercice des droits, ainsi qu’aux questions et réclamations des ou personnes concernées ;
La gestion des cookies soumis à consentement.

Le retrait du consentement ne conditionnera pas l’exécution des contrats conclus par la personne concernée avec le GROUPE.

Intérêt légitime

La base légale des Traitements pourra être l’intérêt légitime, lorsqu’elle est nécessaire et proportionnée à la réalisation des services proposés. Dans ce cas, une évaluation de l’intérêt d’un tel traitement permettra de vérifier qu’il ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits de la personne concernée.

En se fondant sur ses intérêts légitimes, certains Traitements pourront mettre en œuvre, tels que poursuivant les fins suivantes :

Garantir que le fonctionnement du site et des services en ligne
Comprendre les besoins, les attentes et le niveau de satisfaction des utilisateurs, pour améliorer les services.

Améliorer la connaissance des contacts ;

Envoi d’enquêtes de satisfaction ;
La gestion, le suivi, le contrôle et le développement des activités ;
La gestion des demandes d’information et réclamations ;
Information des changements apportés aux modalités et conditions des services et à la présente Politique de confidentialité ;
L’établissement de tout moyen de preuve nécessaire à la défense des droits ;
La réalisation de statistiques et d’analyses pour améliorer les produits et services.

Quels sont les droits sur leur Données à Caractère Personnel pour les personnes concernées ?

Les personnes concernées disposent à tout moment de la faculté d’exercer auprès du GROUPE les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de Données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions (ce qui est lié au fondement légal du Traitement) :

Droit d’accès : avoir communication des Données à caractère personnel faisant l’objet d’un Traitement fondé sur le consentement, l’exécution d’une obligation légale, l’exécution d’un contrat ou l’intérêt légitime ;
Droit de rectification : mettre à jour ses Données à caractère personnel ou faire rectifier les Données à caractère personnel traitées, pour les Traitements fondés sur le consentement, une obligation légale, l’exécution de d’un contrat ou l’intérêt légitime ;
Droit d’opposition: exprimer le souhait que ses Données à caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un Traitement dans le cas où le Traitement est fondé sur le consentement (retrait du consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un Traitement réalisé dans l’intérêt légitime. En revanche il est impossible de s’opposer à un Traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale qui présente des motifs impérieux et légitimes prévalant sur les droits et libertés de la personne concernée ;
Droit à l’effacement : demander la suppression des Données à caractère personnel, sous réserve de la durée de conservation légale, dans le cas où le Traitement est fondé sur le consentement ou sur l’exécution contractuelle ainsi que dans le cas d’un Traitement réalisé dans l’intérêt légitime. En revanche il est impossible de demander l’effacement des données d’un Traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale ;
Droit à la limitation : demander la suspension du Traitement des Données à caractère personnel fondés sur le consentement, l’obligation légale, l’exécution contractuelle ou l’intérêt légitime dans le cas d’une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition en cours ou si la personne concernée estime le Traitement illicite ;
Droit à la portabilité : récupérer ses Données à caractère personnel afin d’en disposer est possible uniquement si le Traitement est fondé sur le consentement ou l’exécution d’un contrat. Mais il est impossible de bénéficier du droit à la portabilité dans le cas où le Traitement est réalisé dans le cadre d’une obligation légale, ou de l’intérêt légitime.

Toute demande doit être adressée au DPO du GROUPE ; elle doit être accompagnée d’un justificatif d’identité si elle n’est pas directement identifiante. Le GROUPE s’engage à répondre aux demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

Sous-traitance

Le GROUPE peut faire appel à des sous-traitants (qui seront des « Sous-Traitants Ultérieurs » lorsque le GROUPE sera lui-même sous-traitants) pour mener ses activités de Traitement. Dans ce cas, le GROUPE informera par écrit les clients concernés.

Les Sous-Traitant seront tenu de respecter les obligations prévues par le Règlement européen de la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD). Le GROUPE s’assure directement que le Sous-Traitant Ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière que les Traitements répondent aux exigences du RGPD.

Transfer des Données à Caractère Personnel en dehors de l’Union Européenne

Le GROUPE réalise l’ensemble des Traitements des Données à Caractère Personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).

Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, le GROUPE peut avoir recours à des sous-traitants établis en dehors de l’UE. Certaines Données à Caractère Personnel peuvent alors leur être communiquées pour les stricts besoins de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, le GROUPE exige de ses sous-traitants qu’ils fournissent les garanties nécessaires à l’encadrement et à la sécurisation de ces transferts, notamment par la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durée de conservation des Données à caractère personnel

Dans le respect des obligations de confidentialité, le GROUPE conserve les Données à caractère personnel uniquement pendant le temps nécessaire aux fins décrites dans les Finalités de Traitement pour une durée conforme aux dispositions régissant les activités du.

A titre d’exemple les dossiers de travail d’expertise-comptable d’une année civile sont conservés pendant une durée de dix (10) ans et ce délai est de cinq (5) ans après la fin du contrat pour l’activité de production de paies.

Mesures de sécurité

Le GROUPE s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Par ailleurs, en cas de violation de données (destruction, perte, altération ou divulgation), le GROUPE s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données à Caractère Personnel, notamment auprès de la CNIL.

Qui contacter ?

Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : dpo@armingol.fr

Vous disposez également du droit de saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 (https://www.cnil.fr/) de toute réclamation se rapportant à la façon dont le GROUPE traite vos Données à Caractère Personnel.

Les Données à Caractère Personnel des mineurs

Les services de du GROUPE ne sont pas proposés aux mineurs.

Modification de la présente Politique

Les mises à jour de la présente Politique en matière de confidentialité seront publiées sur le site web du GROUPE.

GLOSSAIRE

Chaque terme débutant par une majuscule a le sens qui lui est donné ci-après.

« Politique de confidentialité et de protection des Données à Caractère Personnel » et « Politique » : désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion des Données à Caractère Personnel et les droits des personnes concernée par le traitement.

« Données à Caractère Personnel » : Désigne toute information se rapportant à à une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement.

« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à vos Données à Caractère Personnel.

« Responsable du traitement » : Désigne le GROUPE qui réalise le traitement des Données à Caractère Personnel.

« Violation de Données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité, entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés de Données à Caractère Personnel.